• Программные Решения
• Решения на базе Microsoft SharePoint Server

Решения на базе Microsoft SharePoint Server

Стремление оптимизировать работу компании, вызванное процессом развития или необходимостью реструктуризации, часто приводит к необходимости решать задачи повышения эффективности документооборота.

Важной проблемой организации документооборота является необходимость хранить и обрабатывать большие объемы документов, автоматизировать связанные с этим сложные бизнес-процессы. Эти задачи становятся особенно актуальными в условиях ресурсных ограничений.

Нередки ситуации, когда компании, при попытке оптимизировать свою работу, сталкиваются с проблемой эффективности информационного обмена между отдельными подразделениями и филиалами. Данная проблема может усложняться отсутствием стандартных форм документов и регламентов процессов документооборота.

Дополнительным требованием может выдвигаться желание повысить оперативность процесса принятия решений внутри организации за счет использования средств интерактивного взаимодействия между ответственными сотрудниками. Для ряда компаний, в частности, территориально распределенных, актуальны также задачи организации курсов профессиональной подготовки и переподготовки, дистанционного обучения.

Для частичного решения этих задач могут быть задействованы разного рода интранет-ресурсы, но их использование редко дает требуемый результат – особенно это заметно при решении задач оперативного согласования решений, автоматизации бизнес-процессов и интеграции разрозненных источников информации, а, следовательно, и формирования отчетности.

Действительно, эффективное решение всех поставленных задач может быть достигнуто за счет использования программного комплекса, организующего единое информационное пространство и предоставляющего пользователям возможность доступа к необходимой информации и интерактивного взаимодействия.

Компания S&T Россия считает обоснованным построение и дальнейшее использование такого решения на базе Microsoft SharePoint Server по следующим причинам:

• Происходит формирование единого и четкого понимания процессов документооборота и взаимодействия между сотрудниками и подразделениями организации.
• Формируется единое информационное пространство. Система имеет способность интегрироваться с большим количеством информационных систем, что обеспечивает централизацию разрозненных информационных ресурсов. В качестве участников информационного взаимодействия могут выступать, в том числе, системы финансового (бухгалтерского, кадрового) учета. Использование решения на базе Microsoft SharePoint Server упрощает задачу сбора отчетной информации с подконтрольных организаций и подразделений. Заинтересованные пользователи получают возможность оперативного доступа к корпоративной информации в соответствии с утвержденной ролевой политикой.
• Появляется возможность создать каталог информационных ресурсов (разного рода «эталонная» нормативно-справочная информация, регламенты, стандарты, учебные материалы, новостные ленты и т.п.). Хранилище поддерживает возможность быстрого поиска и аудита. Система позволяет контролировать все операции, производимые над каждым конкретным документом, а также поддерживает возможность рассылки оповещений, что значительно оптимизирует совместную работу с документами.
• Растет качество взаимодействия между сотрудниками компании за счет использования широкого спектра коммуникационных технологических средств. В частности, сотрудники компании получают доступ к функциональным сервисам для совместной работы, могут создавать настраиваемые персональные страницы.
• Появляется технологическая основа для организации процесса дистанционного и смешанного обучения и тестирования, базирующаяся на сочетании продуктов Microsoft Learning Gateway, Exchange и Office Communications Server.
• В эксплуатацию сдается решение, построенное на единой технологической платформе, допускающее масштабирование, характеризующиеся относительной простотой настройки, но, в то же время, предлагающее богатый инструментарий для разработчиков. Интерфейс системы интуитивно понятен подавляющему большинству пользователей, знакомых с программными продуктами Microsoft, и они могут быстро перейти от обучения к активной работе.
• Появляется возможность моделирования и автоматизации бизнес-процессов разной степени сложности, включая организацию последовательных и параллельных согласований, поддержка возвратов и условных переходов.

Использование портальных решений на базе Microsoft SharePoint Server позволяет существенно экономить на серверном оборудовании и административных расходах. Оптимизация коммуникационных средств позволяет сэкономить на каналах связи. Хорошее соотношение цена-качество определяется также и отсутствием специальной клиентской части, ведь для работы пользователю требуется лишь стандартный интернет-обозреватель.