Разработка системы ведения и согласования договоров, счетов и заявок на закупку товарно-материальных ценностей на базе SAP ERP в одном из крупнейших аэропортов России

О Компании-Заказчике

Заказчик – один из крупнейших авиатранспортных комплексов России, занимает 3-е место в стране по количеству обслуживаемых пассажиров, член европейского отделения Международного совета аэропортов (ACI Europe). Общая пропускная способность аэровокзалов аэропорта – 6800 пассажиров в час (около 7,5 млн. пассажиров в год). Ежегодно в аэропорту обслуживается около 120 тыс. рейсов, выполняемых более чем 200 авиакомпаниями России, стран СНГ и дальнего зарубежья.

Цель проекта

Целью проекта послужила необходимость в оптимизации процессов согласования и ведения документов (счета, договора, заявки), а также уменьшение бумажного документооборота в аэропорту. При этом была необходима интеграция системы электронного документооборота с уже существующей системой SAP ERP.

Решение

Для реализации системы электронного документооборота была выбрана функциональность Document Management System в SAP ERP. Это позволило выполнить полную интеграцию электронного документооборота в существующие процессы, уже реализованные в SAP ERP.
В ходе проекта была реализована следующая функциональность:

  • Ведение заявок и предварительных заявок на закупку Товарно-Материальных Ценностей (ТМЦ) в модуле MM
  • Создание и ведение карточек договоров в DMS
  • Создание и ведение карточек счетов в DMS
  • Согласование электронных документов при помощи SAP WorkFlow
  • Использование системы статусов карточки электронного документа для гибкого прохождения карточки договора через все этапы его жизненного цикла (от заявки на заключение договора или письма контрагента до исполнения)
  • Интеграция карточек электронных документов с объектами SAP ERP: документами закупок, документами сбыта, арендными договорами, карточками основных средств, заявками, счетами
  • Создание шаблонов договоров в Microsoft Office
  • Интеграция карточек договоров с Microsoft Office
  • Интеграция карточек договоров с логистикой. Создание сбытовых и закупочных контрактов по информации, хранящейся в карточке договора, а также создание карточек договоров по уже созданным контрактам.
  • Использование предопределенных схем для согласования, с возможностью изменения списка согласующих лиц
  • Контроль сроков при согласовании электронных документов
  • Рассылка уведомлений в ходе согласования (контроль сроков, изменение статуса документа)
  • Возможность просмотра хода согласования на любом этапе
  • Отчеты для получения информации о ходе согласования
  • Возможность настройки структуры экрана в зависимости от вида договора
  • Хранение файлов оригиналов документов в SAP Content Server
  • Отчеты для поиска договоров, счетов, заявок

Результат

В результате реализации данного проекта удалось уменьшить объем бумажной работы и сократить затраты времени на заключение и согласование договоров, а также согласование счетов и заявок на закупку ТМЦ. Использование DMS и SAP Content Server позволяет осуществлять быстрый доступ к полной документации по договорам и счетам: письмам контрагента, сканированным оригиналам документов, шаблонам договоров в формате Microsoft Office и т.п. В связи с тем, что многие согласующие лица находятся в разных офисах аэропорта, замена бумажного согласования документов на электронный позволяет существенно экономить время согласования договоров и счетов.